Planejamento 2022: comece o ano organizando o seu condomínio

O início do ano é sempre um momento de renovar as metas e colocar o planejamento em prática. Sabemos que um condomínio bem organizado faz diferença para que o restante do ano ocorra sem nenhum imprevisto por falta de planejamento, ainda mais durante a pandemia que ainda se faz presente. 

Pensando nisso, hoje iremos dar algumas dicas de como fazer um planejamento eficiente para começar o ano organizando o condomínio. Para saber tudo sobre esse assunto, continue a leitura deste artigo!

Defina bem os objetivos e metas 

O primeiro passo para fazer um planejamento é a definição dos objetivos e metas a serem alcançados. Pense sobre os problemas mais comuns que o seu condomínio vem enfrentando, projetos que já foram aprovados para execução, sobre as sugestões e necessidades dos condôminos, partindo disso defina então as metas em curto, médio e longo prazo.

Metas de curto prazo podem se relacionar com pequenos problemas de manutenção, como uma luz de emergência que queimou, manutenção do jardim e etc. As de médio prazo são aquelas manutenções anuais, como a desinfecção de caixas d’água, dedetização entre outros. 

Já as metas de longo prazo, estão mais relacionadas a objetivos que precisam ser alcançados em um futuro não tão distante. Por exemplo, a pintura das áreas comuns ou a reforma de um salão de festas, porque para isso é necessário ter planejamento financeiro durante alguns meses e que todos condôminos concordem e participem da tomada de decisão.

Faça o planejamento financeiro

Após definir quais serão as metas e objetivos, chegou a hora de fazer o planejamento financeiro. Logo no começo, você deve considerar o saldo atual e o índice médio de inadimplência e os gastos previstos. Ainda dentro da organização do planejamento financeiro, é preciso contabilizar as despesas futuras que ocorrerão devido à manutenção ou obras que estão dentro das metas e objetivos. 

Para o planejamento financeiro, uma dica é utilizar planilhas mensais. Nelas é possível fazer o plano financeiro, calcular a estimativa de contas a pagar e a receber. As planilhas também são muito importantes para organizar os gastos operacionais e o custo de serviços, além de ajudar a entender, analisar e organizar a folha de pagamento, que é um dos gastos mais importantes do condomínio.

Tenha um cronograma de eventos 

A participação dos condôminos na realização das metas e objetivos é de suma importância. Para isso acontecer de forma fluida, preparar um cronograma de reuniões com antecedência fará com que todos se planejem para participar. Uma boa parte dos condomínios contam com assembleias extraordinárias, reuniões abertas, eventos e outras formas de inclusão dos condôminos. Logo, comunicar todos com antecedência é primordial para que os condôminos se programem e participem ativamente.  

Fazer uso de um quadro de avisos é uma boa opção para deixar todos os condôminos e colaboradores informados sobre futuras reuniões, manutenções do prédio, reformas entre outros. Outra opção é fazer o envio de mensagem ou notificações via sistema Communy aos condôminos, agilizando o processo de comunicação e também sendo mais prático, pois é possível agendar o disparo dessas comunicações. 

Faça o acompanhamento dos resultados  

Após ter seguido os passos anteriores, chegou a hora de acompanhar os resultados de perto. Com todo o planejamento feito, é preciso realizar outro com o objetivo de inserir na rotina do síndico todo o cronograma de tarefas e entregar no prazo estipulado. Além de fazer o acompanhamento dos resultados, é preciso que os condôminos recebam essas informações e atualizações com transparência. 

Por vezes, após visualizar os resultados, será necessário alterar alguma meta ou objetivo, isso vai depender da necessidade do condomínio ou mesmo novos pedidos dos condôminos. O ideal é realizar uma nova reunião para alinhar tais ajustes nas metas e objetivos, sempre mantendo todos os envolvidos a par da situação toda. 

Manter o seu condomínio organizado colabora muito para uma boa convivência, além de deixar o ambiente mais agradável para todos os condôminos e colaboradores. Uma boa comunicação e organização dos processos internos faz toda diferença no dia a dia e ajuda muito nas tarefas, além de facilitar o cumprimento das atividades dentro dos prazos estabelecidos. Por isso, o momento perfeito para realizar um planejamento é logo no início do ano. 

E aí, gostou de conferir nossas dicas de planejamento para começar o ano com o condomínio organizado? Fique por dentro das nossas atualizações e conteúdos no nosso Instagram @communyoficial

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